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Digitalisierung Strategie und Umsetzung: Von der Zettelwirtschaft zur Datenerfassung

Die Digitalisierung in einem schon existierenden Unternehmen ist gewiss eine Herausforderung. Sie benötigt eine gut durchdachte Digitalisierungsstrategie, die den Interessen Ihres Unternehmens entspricht. Und kaum jemand startet dabei wirklich bei null. Deshalb spricht man so oft über die Disruption, die die Digitalisierung mit sich bringt. Eine gewisse Zerrüttung ist dabei unvermeidlich. Letztendlich haben wir es in einer solchen Situation mit schon vorhandenen Arbeitsprozessen zu tun, und Teile des Unternehmens sind schon digitalisiert worden.

In einem bestehenden Unternehmen sind bereits existierende Softwarelösungen für Datenerfassung vorhanden, die in eine modernisierte IT-Infrastruktur hineinpassen müssen.  Parallel dazu werden neue Softwarelösungen, meistens wiederum im Bereich der Datenerfassung, gebraucht. Eine durchdachte Digitalisierungsstrategie sollte neue und alte Lösungen in einer klaren IT-Infrastruktur zusammenbringen und Ihrem Unternehmen einen guten Start in die Digitalisierung 4.0 ermöglichen. Dabei kommt man nicht um individuelle Lösungen herum. Damit eine neue Lösung nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur passt, muss sie entweder individuell ausgearbeitet oder individuell angepasst werden.  

Alles in allem müssen bei der Ausarbeitung der Digitalisierungsstrategie zwei grundsätzliche Fragen beantwortet werden:  

  • Welche Datenerfassung-Prozesse laufen in Ihrem Unternehmen schon digital?
  • Welche Daten warten erst darauf, digital erfasst zu werden?

 

Wenn Sie diese Fragen klar beantworten können, haben Sie schon eine fertige Shopping-Liste, mit der Sie einen Entwickler oder einen IT-Dienstleistungspartner für Ihre Datenerfassung suchen können. Es wird sich oft herausstellen, dass Sie die nötige Software fertig kaufen können, aber der gute IT-Partner wird Ihnen gleich sagen, ob sich die Sache lohnt, oder ob es billiger wird, gleich eine individuelle Softwarelösung für die Datenerfassung programmieren zu lassen. Eines muss man im Auge behalten:

  • Gekaufte Software muss oft aufwendig angepasst werden, das betrifft auch Softwarelösungen im Bereich der Datenerfassung. Deshalb gleich lieber einen IT-Dienstleister als Partner zurate ziehen.

 

In den meisten Unternehmen sind es drei Bereiche, die mit Datenerfassung zu tun haben und auf eine Digitalisierung warten:

 

1. Inventarisierung und Lagerverwaltung (Datenerfassung für den Lagerbestand)

Die Lagerbestände umfassen in jedem Unternehmen viele Daten und Informationen. Meistens sind diese schon teilweise digital in Listen und Datensätzen zusammengefasst, aber genauso meistens fehlt eine allgemeine Lösung. Dabei bietet eine solche Lösung für Datenerfassung viele Vorteile. Die richtige Lagersoftware ist für alle Benutzer nahezu selbsterklärend und spart im Arbeitsalltag viel Zeit und Geld.

Man könnte damit die Daten nach wichtigen Kriterien sortieren, eine Suchfunktion voll nutzen, die Listen immer rechtzeitig aktualisieren und allen Mitarbeitern einen Zugang über ein Unternehmensnetzwerk verschaffen. Stellen Sie sich vor, dass alle Ihre Daten klar und übersichtlich erfasst sind, und dass Sie keine manuelle Arbeit dazu aufbringen müssten. Nicht selten bietet digitale Datenerfassung sogar die Einsparung eines Arbeitsplatzes.

Die richtige Software erlaubt es Ihnen, die Lagerdaten schnell abrufen, bearbeiten und ausdrucken oder in Excel oder Access exportieren zu können. Sie beachtet auch die gesetzlichen Vorgaben für die Lagerverwaltung und eine eventuelle Notwendigkeit, die Buchungsdaten in ein Buchhaltungssystem einzupflegen. Digitale Datenerfassung ist von Grundsatz her flexibel.

2. Der zweite Bereich, bei dem Datenerfassung lebenswichtig ist, ist der HR-Bereich.

In unserer modernen, digitalisierten Welt gibt es immer mehr verschiedene Arbeitsplatzgestaltungs- und Mitarbeiterbindungs-Modelle, und viele von ihnen setzen sich intensiv durch.  LautBerichten, fordern über 60% der deutschen Büroangestellten flexiblere Arbeitsstrukturen und möchten in Zukunft nicht mehr auf einen festgelegten Arbeitsplatz fixiert sein. Höhere Ansprüche an die Flexibilität benötigen wiederum oft individuelle Lösungen für die Datenerfassung. Diese Lösungen sollten das Folgende einschließen:  

  • Freiheiten bei der Wahl der Endgeräte

 

Das bedarf eigentlich keiner weiteren Erläuterung, aber es sind sehr viele Endgeräte im Umlauf und jedes hat einen Vorteil für den

Endnutzer. Fordern Sie Kreativität und Produktivität, sollten Sie nicht die Endgeräte reglementieren. Falls diese Geräte alle zusammen gekauft und in einem Büro genutzt und gewartet werden, ist es schon sinnvoll, sie alle mindestens auf einem Betriebssystem laufen zu lassen. In einem flexiblen Arbeitsumfeld dagegen bietet die Flexibilität bei der Wahl der Endgeräte viele Vorteile.

  • Möglichkeiten für eine effiziente Zusammenarbeit an einem IT-Projekt (Virtual Meeting Room, Virtual Team)

 

Alle flexiblen Arbeitsmodelle haben eines gemeinsam: Kommunikationsprobleme können nicht gleich im Nachbarbüro erledigt werden. Das muss man mit einer gut angepassten, individuellen Lösung ausgleichen, und diese Lösung soll dann zu einem Teil der Digitalisierungsstrategie werden.

  • Spontanere und projektgetriebene Arbeitseinheiten

 

Arbeit soll dann erledigt werden, wenn es am meisten Sinn macht. Wir werden uns alle mit der Frage auseinandersetzen müssen, wie wir unsere Arbeit und Freizeit am besten trennen. Trotzdem: Wenn eine Tätigkeit am besten abends von der Hand geht, sollte es dafür auch eine Möglichkeit geben und ebenso die Möglichkeit, das Ergebnis der Arbeit am nächsten Morgen dem Rest der Kollegen zur Verfügung zu stellen.

Eine individuell ausgearbeitete Digitalisierungsstrategie bringt Entscheidungsfreiheit. Sie fordert individuelle Lösungen, und gleichzeitig lässt sie nötige Innovationen von vornherein einplanen. Firmenspezifische Umstände werden extra berücksichtigt und auch neue, spezielle Produkte lassen sich leicht einbinden.

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